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Como nos anos ante-riores, nossa empresa participou deste evento, o maior do setor na América do Sul, realizado entre os dias 25 e 28 de junho, no Pavilhão Imigrantes, S. Paulo/SP.
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Postos Comércio e Informatização Limitada - Rua Itapicuru,
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Num mundo cada vez mais competitivo, o Revendedor precisa ser um empresário moderno e ágil na gestão do seu negócio, se quiser se destacar e ter sucesso em seu mercado de atuação, através da aplicação de métodos e processos que otimizem a operação de seu Posto de Serviço.
O uso de ferramentas específicas, como a informatização e a automação, proporcionam melhor performance e agilidade nos atendimentos realizados na pista e na loja (áreas operacionais). Por consequência, as atividades executadas no escritório (funções administrativas) ganham velocidade, precisão, confiabilidade e segurança, não só para o Revendedor como, também, para os clientes de seu Auto Posto, que passam a preferí-lo por contar com recursos tecnológicos.
Abaixo, você tem à disposição links para os diversos tópicos sobre o assunto em questão:
A Tecnologia e Seus Recursos, Trabalhando Para Você
Os recursos em questão, são compostos pelo investimento em equipamentos, programas e na formação das pessoas envolvidas nesse novo ambiente operacional. Este último ítem é de grande importância para que, no menor tempo possível, obtenha-se os resultados espe rados, no sentido de se criar junto aos funcionários a “cultura de informatização e automação” e, dessa forma, bem utilizar-se das ferramentas citadas.
Conhecimentos, mesmo que básicos, na utilização de microcomputadores e seus periféricos (teclado, impressoras, zip drives, no-breaks, etc.), na operação de Sistemas Operacionais como o Windows ou até mesmo MS-DOS e, também, nos aplicativos (programas) desenvolvidos especificamente para o gerenciamento de operações nos vários setores de um Auto Posto (escritório, pista, loja, etc.), são pré-requisitos para que se obtenha rápido sucesso nos investimentos a serem realizados.
É o processo de otimizar a operação, a administração e a gerência de Postos de Serviços utilizando um conjunto de equipamentos e programas,com o objetivo final de auxiliar o empresário a obter sucesso no negócio Revenda de Combustíveis.
Abordaremos a seguir o uso da informática e da automação, combinadas na aplicação dos seguintes gerenciamentos:
Ainda é muito comum ver-se um terminal PDV em operação na Loja do Posto, principalmente naquelas que se caracterizam como franquias. Porém esta tendência está mudando, pois o mercado está passando a utilizar o modelo formado por microcomputador com a seguinte configuração:
Este micro terá as mesmas funções de um terminal PDV. Aliás, terá muito mais recursos pois possibilita a integração dos vários periféricos citados e, consequentemente, as operações que envolvam tais equipamentos. Lembre-se que no mesmo ambiente em que estiver sendo utilizado um ECF (impressora fiscal), é vetado o uso de qualquer outra impressora com características não fiscais, como por exemplo uma Epson matricial ou uma HP Jato de Tinta. A não observação desta determinação, contemplada na Legislação Fiscal, poderá resultar em multa, apreensão dos equipamentos e, em casos extremos, ao fechamento do estabelecimento (mesmo que tem- porário).
O Programa para operação da loja, preferencialmente, deve ser da mesma empresa que forneça os demais Sistemas voltados para gerenciamento das atividades da Pista e, também, ao gerenciamento das atividades administrativas executadas no Escritório do Posto. Dessa forma, através da integração de todos os micros via ambiente rede, obtem-se o gerenciamento total do Posto de Serviço.
Há opções mais simplificadas e baratas como, por exemplo, a simples aquisição de Programa voltado apenas à emissão de cupons fiscais e controle do caixa. Neste caso, o conjunto formado por um microcomputador, uma impressora fiscal e um no-break, são mais que suficientes para a operação na Loja. Esta opção simplificada, pode também ser adotada para operações realizadas na Pista do Posto.
A Automação na Pista de Abastecimentos
O modelo a seguir apresentado, caracteriza-se pelo controle absoluto de todos os abastecimentos efetuados, sejam eles em bombas mecânicas ou eletrônicas. Cada bico de abastecimento deverá estar interligado ao concentrador de bombas.
Este, por sua vez, se conectará a um microcomputador localizado na própria Pista. Esta operação interligada, agiliza o atendimento aos clientes e, também, garante maior segurança tanto para o dono do Posto quanto para seus Clientes, pois evita eventuais fraudes por parte de frentistas e/ou motoristas de empresas. Geramente, o concentrador de bombas é conectado a um microcomputador com características análogas àquele já mencionado no tópico "A Automação na Loja", acima.
Face a este motivo, há que se considerar a aquisição de uma placa adicional, isto é, de uma placa multi-serial visto que, assim como o concentrador de bombas, a impressora fiscal, a impressora de cheques e outros periféricos, exemplo o Pin Pad/TEF, utilizam portas seriais e, no microcomputador, estão disponíveis apenas duas saídas seriais insuficientes, portanto, para a conexão de todos os componentes citados.
Neste caso, há que se adquirir Programa para gerenciamento da Pista que já contemple as várias operações de caixa e, também, que possua protocolo de comunicação com o console concentrador de bombas como, também, a integração via rede com o microcomputador do Escritório.
Como já dissemos, há opções mais simplificadas e baratas como, por exemplo, a aquisição de Programa voltado apenas à emissão de cupons fiscais e controle do caixa, que utiliza o conjunto formado por um microcomputador, uma impressora fiscal e um no-break, equipamentos suficientes para as operações de vendas na Pista
A leitura do estoque existente nos tanques de combustíveis pode ser obtida com mais rapidez e maior precisão, do que com a antiga vara/régua de medição. Apesar do controlador eletrônico de tanques funcionar de forma independente, utilizando-se a comunicação através de porta serial, pode-se conectar o medidor eletrônico a um microcomputador, pois existem Programas cujos protocolos de comunicação, estão preparados para realizar tais leituras.
Esta operação pode ser realizada de forma remota, isto é, estando em outro local, através de linha telefônica discada integrada a outro micro que tenha programa de comunicação via modem, você acessa o micro no seu Posto e obtem as informações que queira, entre as quais as quantidades de estoque de seus tanques de combustíveis.
A Utilização de Meios de Pagamento
A recente Legislação Fiscal impõe que a impressão dos comprovantes de pagamento via cartão magnético ou smart cards, vinculados a Provedoras de Cartões de Crédito (Visa, Credicard, Amex, etc.) ou de débito (TecBan, Bradesco, Itaú, etc.), operação conhecida por TEF - Transferência Eletrônica de Fundos, seja realizada pela impressora fiscal, assim que a mesma terminar a impressão do cupom de uma venda realizada.
Este procedimento passou a ser obrigatório, se bem que houve a possibilidade de ser solicitada a prorrogação dessa obrigatoriedade, desde que o proprietário do estabelecimento autorizasse, até 31/10/2001, as administradoras de cartões de crédito a informar o faturamento via esses meios de recebimentos, caso o Fisco solicite estes dados.
Não se enquadram nessa excepcionalidade os Estados de Santa Catarina, Espírito Santo, Alagoas e Sergipe. Essa prorrogação, quando concedida, se extenderá até 31 de dezembro de 2.002. Até lá, os Postos de Serviços e suas Lojas, poderão fazer uso dos terminais POS em operação desde 1.992, que são de propriedade das instituições financeiras que os locam ao Auto Posto. Neste modelo, cada terminal é exclusivo de sua administradora de cartão.
Portanto, se desejarmos operar com cartões Visa, Amex e/ou Redecard, precisaremos instalar mais de um terminal POS, cada um ligado à sua empresa autorizadora de crédito/débito, devendo o funcionário do Posto, a cada venda realizada e cujo pagamento se dê via cartão, consignar no comprovante impresso o número do cupom fiscal ao qual o mesmo está vinculado. Este procedimento já previsto na Legislação Fiscal.
A operação de impressão do comprovante do TEF via ECF (impressora fiscal), passará a ser realizada através do micro utilizado, também, para as operações de venda e controle gerencial do caixa, seja na Pista ou na Loja do Posto de Serviço. Na grande maioria dos casos, será utilizada a comunicação via linha discada, a mesma que já se utiliza para as consultas feitas através dos terminais POS.
As caixas registradoras atuais, que apenas emitem o cupom de venda e possuem um pequeno banco de dados com as informações relativas à descrição de produtos e de seus preços, possivelmente não terão uso num futuro breve, pois sua arquitetura (o hardware) não está preparada para conexões via TEF salve os casos em que, eventualmente, obtenha-se autorização do Fisco para a continuidade do uso da configuração “ECF/Registradora X POS”.
Há alternativa lançada recentemente. Trata-se do produto denominado Mini-Caixa, de fabricação da empresa VeriFone, que contempla as funções de Caixa Registradora e de Meios de Pagamento (TEF). Por enquanto, este produto não está preparado para integração a outros equipamentos. Porém, há estudos de, no futuro, habilitar-se a comunicação do mesmo a outros Sistemas de Gerenciamento.
A Informática no Escritório - Retaguarda do Posto
Até pouco tempo atrás, a maioria dos usuários do segmento Auto-Postos possuiam apenas um microcomputador que era operado a partir do escritório, onde eram processadas todas as informações relacionadas às diversas operações do Posto de Serviço, buscando a otimização das tarefas administrativas através, da utilização de planilhas (Excel ou Lotus) e de programas (softwares) comumentemente conhecidos como Sistemas Gerenciadores de Auto Posto, como o SGAP, desenvolvido há 16 anos atrás pela BNT Postos e Informatização.
Estes programas geralmente fazem todo o controle administrativo e financeiro do Posto de Serviço, envolvendo também alguns aspectos operacionais. A seguir relacionamos algumas funções básicas destes sistemas:
Hoje, não basta apenas o gerenciamento operado no micro do escritório. Esses sistemas devem permitir também a integração com outros programas gerenciais, como os que controlam a Pista e a Loja do Posto, todos interligados via rede.
Dessa forma, ao eliminar-se a digitação dos dados que antes chegavam ao escritório através de planilhas, ganha-se tremenda velocidade, visto que todas as operações realizadas foram registradas nos micros existentes nas demais áreas do Posto, sendo transferidas automaticamente via rede para o Sistema Gerenciador, operado na retaguarda do Posto.
Orientações Relativas a Equipamentos, Sistemas, Segurança e Rede de Energia
Microcomputadores:
Procure adquirir micros rápidos, como Pentiuns 3/4, AMD K6 ou compatíveis IBM acima de 500 Mhz, com boa capacidade tanto de memória (64 Mb RAM ou acima) como de armazenagem em disco rígido (HD com 10 gigabytes ou acima).
Para cada local onde o mesmo será utilizado, suas características diferem. No Escritório normalmente utiliza-se micro do tipo desktop (de mesa) ou torre. Na Pista aconselhamos o uso de micro com gabinete do tipo mini-torre ou desktop slim (que se caracteriza pelo gabinete horizontal e pequena altura), facilitando o lay-out do caixa por ocupar menor espaço. Não é recomendável a aquisição de microcomputador com design integrado, composto por vídeo e CPU num mesmo gabinete.
Na Pista, lembre-se de proteger os equipamentos dos problemas causados pelas intempéries, como o sol e a chuva e, também, atente à ventilação, evitando colocar os equipamentos dentro de armários ou gabinetes fechados, os quais causam superaquecimento nos equipamentos, diminuindo sua vida útil e prejudicando o andamento dos serviços.
A alta temperatura causa o travamento de microcomputadores e seus componentes e, por consequência, trava também o programa que estiver sendo processado naquele momento e, quando isto ocorre, pode-se perder ou danificar arquivos, interromper a impressão de cupons, a comunicação via TEF, entre vários outros problemas os quais, quando ocorrem, quase nada pode-se fazer para repará-los.
Não adianta, neste caso, ligar para o Tele-Suporte da empresa que lhe forneceu o Programa e dizer que o mesmo está com “pau”, fato este muito comum pois os usuários, na maioria das vezes, cometem erros operacionais ou operam em condições desfavoráveis e tentam, costumeiramente, transferir a responsabilidade sobre os problemas causados, para o seu fornecedor de Sistemas.
Previna-se, esta é a melhor estratégia. Adquira, também, programas Anti-Vírus. Na Loja, deve-se também adotar a orientação dada quanto às características do micro para a Pista e, também, quanto aos cuidados a serem tomados quanto à instalação dos equipamentos.
A Legislação Fiscal atual, válida para todo o território nacional obriga que, após toda e qualquer venda realizada, seja imediata e concomitantemente emitido o cupom fiscal a ela vinculada, através do uso do ECF - Emissor de Cupom Fiscal (impressora fiscal).
A obrigatoriedade de sua utilização, se dá tanto na Pista quanto na Loja do Posto. Ressaltamos que, no ambiente de venda em que for instalado um ECF, é proibida por Lei a operação de qualquer outra impressora não fiscal (matricial, jato de tinta ou térmica), tais como Epson, HP, Cannon, etc.
Você pode também agregar à sua impressora fiscal, uma gaveta de dinheiro. Procure adquirir gaveta e ECF que tenham comunicação entre sí. Ressaltamos que o comando para abertura automática da gaveta é feito a partir do Programa Gerenciador de Vendas, como o SYSPDV e o SYSLite, ambos desenvolvidos pela BNT Informática.
Estabilizadores, No-Breaks e Fatores de Segurança
Todo e qualquer equipamento eletrônico precisa de proteção contra os picos e/ou quedas de tensão, muito comuns no ambiente Posto de Combustíveis. Para evitar-se os problemas e danos que são causados por tais variações de tensão, deve-se instalar equipamentos que contornem estes problemas, tais como no-breaks ou, no mínimo, estabilizadores de voltagem.
Os estabilizadores mantêm a tensão estável, segurando os picos/quedas de tensão. Já os no-breaks/short-breaks, tanto estabilizam quanto fornecem energia, através do uso de baterias (automotivas ou seladas), as quais mantêm os equipamentos funcionando por um período limitado, quando da ocorrência de interrupção no fornecimento da energia elétrica.
Para o universo de equipamentos utilizados no ambiente Posto de Serviços, é indicado o uso de no-breaks ou estabilizadores com capacidade entre 600 VA a 1.200 VA. Recomendamos a aquisição de equipamento de qualidade, visto que o mesmo será responsável pelos demais equipamentos a ele conectados (microcomputador, impressora, monitor e demais periféricos).
Como o assunto em questão é voltado à tensão elétrica, ressaltamos aqui outro ítem muito importante e também relacionado à energia elétrica. Antes de instalar qualquer equipamento de informática ou automação, contrate um eletricista para que ele realize os seguintes serviços:
Com relação à operação de Sistemas, lembre-se da obrigatoriedade de realizar, ao menos uma vez por dia, back-ups de segurança dos arquivos de seus Programas. Falhas acontecem e você deve sempre previní-las. Imagine a seguinte situação: É dia 15, você vai fechar as faturas de seus clientes correntistas do posto (carteira de fiado) e, de repente, seu funcionário formatou o HD, ou então cai um raio no seu Posto e queima seu micro e demais componentes do mesmo e, em qualquer das situações você não tem back-up dos arquivos de movimentação!
Não é preciso dizer mais nada, certo? Faça back-ups sempre, não seja preguiçoso nem deixe que seu funcionário o seja. Previna-se, principalmente porque os precos dos CD-RW, isto é, os drivers de CD-ROM regraváveis caíram bastante e as mídias de CD também.
Leitor de Código de Barra (CCD ou Laser)
Estes periféricos, equipados com feixe de raios laser, são capazes de medir a largura e a distância entre cada faixa do código de barras impresso na embalagem de um produto, ou de uma cartela com códigos pré-impressos.
A utilização destes periféricos, elimina á necessidade da digitação do código do produto (evitando erros de digitação e perda de tempo ao corrigí-los), em muito agilizando a operação do caixa. O leitor pode também ser utilizado para a identificação de clientes, caso o Posto distribua a seus clientes preferenciais (do Fiado, por exemplo) um cartão com impressão de código de barras.
Preferencialmente, utilize leitores com conexão via teclado pois, dessa forma, você deixará a saída serial de seu micro livre para conexão de outro equipamento. Procure adquirir leitores robustos e que tenham durabilidade, pois você sabe que, na maioria das vezes, nem sempre o melhor preço significa a melhor escolha, procure também qualidade e tempo de garantia.
Esta orientação é válida tanto para a aquisição de Equipamentos, quanto para a aquisição de Sistemas e prestações de serviços como implantação de ambiente rede, de rede de energia elétrica e de cabeamentos.
No escritório, aconselhamos a utilização de impressoras matriciais de 80 colunas, como por exemplo a Epson LX-300 ou jato de tinta tipo HP Desk Jet. A LX-300, tem preço acessível, bem como seus suprimentos também não são caros (fita e formulário contínuo), além do que tem grande durabilidade, atende perfeitamente às necessidades de qualquer Programa administrativo, podendo ainda ser utilizada na emissão de borderôs de cobrança bancária.
Já para emissão de Notas Fiscais tipo Série Única, com cinco ou mais vias do tipo autocopiativas, é aconselhável o uso de impressoras produzidas para tal fim como, por exemplo, a Epson FX-2180.
As impressoras tipo desk-jet, têm preços muito variados, algumas chegando a custar em torno de R$ 200,00. Porém, costumam apresentar problemas de manutenção mais precocemente, seus cartuchos de tinta são caros e duram pouco. Já as impressoras a laser, mais caras que as desk jets, apesar de possuirem cartuchos também caros, apresentam maior durabilidade, melhor qualidade de impressão e maior número de páginas impressas, comparativamente às de jato de tinta.
Instalação, Implantação e Treinamento
Instalação: É recomendável que a instalação de equipamentos e sistemas, sejam executadas pelo próprio fornecedor de cada produto, uma vez que este também será responsável pelo treinamento. Atente à necessidade de seguir as normas de instalação de equipamentos em postos de serviço, visando a segurança, o controle ambiental e durabilidade dos equipamentos.
Implantação e Treinamento: Todo software aplicativo necessita de treinamento a fim de se habilitar os usuários na operação do mesmo. O treinamento deverá sempre estar previsto quando da aquisição de Programas, devendo também e preferencialmente, ser realizado pela mesma empresa que os forneceu. Na maioria das vezes, o treinamento é gratuito quando realizado na sede da empresa fornecedora dos Sistemas e, cobrado, quando realizado na sede do cliente.
Tenha a consciência que não atingirá bom desempenho de seus funcionários, logo nos primeiros dias após a implantação de programas e equipamentos. Lembre-se de outros fatores, mencionados no primeiro tópico desta matéria, relativos aos pré-conhecimentos em informática, que são aconselháveis às pessoas envolvidas na operação de equipamentos e sistemas e, se o treinamento aplicado para a operação dos Programas for bem aproveitado pelos seus funcionários, considere o prazo de 45 dias mais que satisfatório para uma operação sem muitos problemas, e de 90 dias para um domínio completo do aplicativo.
Manutenção de Equipamentos: Além dos já citados cuidados que se deve ter com os equipamentos é, também importante, ter-se Contrato de Manutenção com Assistência Técnica Autorizada pelos fabricantes dos mesmos pois, uma vez que a informática e a automação passe a fazer parte do dia-a-dia de sua empresa, você certamente não poderá correr o risco de ficar parado por problemas que eventalmente ocorrem em equipamentos. Procure sempre adquirir produtos de qualidade e, como dissemos, não foque a aquisição dos mesmos apenas no preço, pois a economia de hoje poderá se reverter em risco e prejuízo amanhã.
Garantias, Contratos de Manutenção de Equipamentos e Sistemas e Internet
Questões como: Prazo de Garantia e Condições de Manutenção, devem também ser levadas em consideração. Os prazos de garantias são variáveis para cada equipamento e vão de 3 meses a 3 anos, dependendo aqui de cada fabricante e/ou fornecedor.
Verifique, também, onde se localizam as assistências técnicas autorizadas, mais próximas de sua empresa, pois custos com transporte e seguro costumam ser de sua responsabilidade, assim como custos com deslocamento de técnico até sua empresa (hora-técnica ou diária-técnica, acrescidas aqui eventuais despesas com viagem, hospedagem e alimentação do profissional deslocado).
Há fabricantes que proporcionam garantia “on site”, isto é, um técnico se deslocará até sua empresa assim que um chamado for registrado. Outras, com maior frequência, proporcionam garantia do tipo “balcão”, ou seja, você tem que levar o equipamento até o fabricante ou assistência técnica autorizada mais próxima.
Findos os prazos de garantia, é aconselhável que se estabeleça um Contrato de Manutenção, tanto para os equipamentos, quanto para a rede de microcomputadores, bem como para os atendimentos relacionados aos Programas gerenciadores, que propiciem a eliminação de dúvidas, no mínimo com atendimento via Tele-Suporte e, também, o constante envio de Up-Grades (atualizações) desses Programas.
Atendimentos via Tele-Suporte, são agilizados através da aquisição e uso de algumas ferramentas como, por exemplo, programas de comunicação micro-a-micro como o pcAnyWhere. A BNT Informática utiliza este software para comunicação remota (via modem) com seus usuários que tenham Contrato de Manutenção. Através do pcAnyWhere, nosso analista de suporte-técnico pode tanto monitorar a operação do usuário, quanto assumir o comando do micro do cliente, dando solução rápida e objetiva para as dúvidas ou problemas apresentados, ou mesmo transferindo ou copiando arquivos.
Há, ainda, a possibilidade de diálogo entre nosso analista e o cliente, visto que as duas últimas linhas da tela do monitor são dedicadas a esse recurso, que em muito facilita a comunicação. Dessa forma, atendimentos via interurbanos são realizados mais rapidamente, eliminando maiores custos com ligações telefônicas.
Hoje, através da Internet, pode-se utilizar o pcAnywhere via web, ao custo de pulso local, via Provedor de Acesso, tornando ainda econômica a comunicação entre o cliente e a BNT Informática, não só pelo uso do pcAnywhere via Internet como, também via ICQ.
O ICQ - Programa para Chat, é gratuíto e está disponível na Internet. Numa tradução simplificada, quer dizer “eu te busco” (algo como: te localizo ou te acho), é o melhor sistema de comunicação instantânea existente na Web, isto é, o Chat que é o diálogo entre dois ou mais internautas conectados à Internet, com troca imediata de mensagens entre os mesmos.
